Szanując Państwa prawo do prywatności oraz respektując przestrzeganie prawa ochrony danych osobowych, VIVIFEM Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w sposób bezpieczny, zapewniając dostęp do danych jedynie osobom upoważnionym i odpowiednio przeszkolonym, jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane zadania.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych w VIVIFEM Sp. z o.o. zostały wdrożone odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne, techniczne (informatyczne) i fizyczne. VIVIFEM Sp. z o.o. dokłada także wszelkich starań, aby jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące gwarantowały odpowiedni poziom bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratorów.
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
VIVIFEM Sp. z o.o.
ul. R. Pazińskiego 1F/2, 04-643 Warszawa
tel. : +48 789 284 286, adres e-mail: rejestracja@vivifem.pl
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH (IOD)
W VIVIFEM Sp. z o.o. nadzór nad ochroną danych sprawuje Inspektor Ochrony Danych. W sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z Katarzyną Mączyńską pod adresem: iod@vivifem.pl
RODZAJ I KATEGORIE DANYCH
W zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzania, VIVIFEM Sp. z o.o. może zbierać i przetwarzać m.in. następujące dane:
- dane identyfikujące takie jak: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, nazwa firmy, NIP, REGON, adres prowadzenia działalności gospodarczej, numer rachunku bankowego, wizerunek;
- dane kontaktowe takie jak: adres korespondencyjny, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail;
- dane zbierane podczas postępowania rekrutacyjnego: wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, umiejętności, referencje, wizerunek, inne informacje dobrowolnie ujawnione w dokumentach aplikacyjnych i podczas prowadzonego postępowania rekrutacyjnego;
- dane zbierane i przetwarzane w celu postawienia diagnozy i przeprowadzenia procesu leczenia, w tym w szczególności dane dotyczące stanu zdrowia (odnośnie osób korzystających ze świadczonych przez VIVIFEM Sp. z o.o. usług medycznych).
W przypadku pacjentów, podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak stanowi warunek ustawowy w zakresie prowadzenia przez VIVIFEM Sp. z o.o. dokumentacji, w tym dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa. Niepodanie danych może skutkować odmową rejestracji wizyty oraz odmową udzielenia świadczenia medycznego. Podanie danych kontaktowych ułatwia komunikację z pacjentem (potwierdzenie, odwołanie wizyty).
W przypadku kontrahentów, podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji umowy.
W przypadku kandydatów do pracy, podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa jest niezbędne, aby uczestniczyć w rekrutacji. Konsekwencją niepodania tych danych może być wykluczenie kandydata z prowadzonego postępowania rekrutacyjnego. Podanie przez kandydata pozostałych danych ma charakter dobrowolny i nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji.
CEL, PODSTAWA PRAWNA I OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
Odnośnie usług medycznych świadczonych przez VIVIFEM Sp. z o.o.
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przetwarzana danych |
| Rejestracja Pacjenta, realizacja umowy na świadczenie usług medycznych i komunikacja z Pacjentem | art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny oraz art. 9 ust. 2 lit h) RODO w związku z art. 3 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej i art. 24 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta | Dokumentacja medyczna przechowywana jest przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta. |
| Udzielanie świadczeń zdrowotnych | art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny oraz art. 9 ust. 2 lit h) RODO w związku z art. 3 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej i art. 24 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta | Dane osobowe pacjenta przechowywane są przez okres udzielania świadczenia medycznego, nie dłużej niż przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu do dokumentacji medycznej, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta. |
| Upoważnienie osób trzecich do informacji o stanie zdrowia pacjenta i do dokumentacji medycznej | art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny w związku z art. 9 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta – realizując prawo pacjenta do informacji art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny w związku z art. 26 ust. 1 i 2 i art. 27 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz w § 70 i § 71 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania- realizując prawo pacjenta do dokumentacji medycznej | Upoważnienia wraz z dokumentacją medyczną przechowywane są przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta. |
Wystawianie recept na produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego, wyroby medyczne | art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny oraz art. 9 ust. 2 lit h) RODO -zapewnienie opieki zdrowotnej | Wystawione pacjentowi recepty są przechowywane wraz z dokumentacją medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta. |
Wystawianie skierowań na badania lub zlecenia lekarza | art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny oraz art. 9 ust. 2 lit h RODO zwykle w związku z art. 54 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub innych właściwych przepisów z zakresu prawa ubezpieczeń społecznych | Skierowania na badania są przechowywane przez: okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w przypadku, w którym udzielono pacjentowi świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia lekarza oraz okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie – w przypadku, gdy świadczenie zdrowotne nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie (chyba że pacjent odebrał skierowanie). |
| Prowadzenie dokumentacji medycznej | art. 6 ust. 1 li c) RODO – obowiązek prawny, art. 9 ust. 2 lit h RODO w związku z art. 3 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej i art. 24 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta | Dokumentacja medyczna przechowywana jest przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano w niej ostatniego wpisu, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzecznika Praw Pacjenta. |
| Ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora | Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa |
Odnośnie kontaktów biznesowych z VIVIFEM Sp. z o.o.
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
| Zawarcie i realizacja umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy i wykonanie umowy) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) – komunikacja z osobami kontaktowymi w zakresie realizacji umowy | Do 3 lat licząc od końca roku, w którym wygasło zobowiązanie stanowiące przedmiot umowy. |
Odnośnie prowadzenia korespondencji elektronicznej i w formie tradycyjnej z VIVIFEM Sp. z o.o.
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
| Prowadzenie korespondencji elektronicznej i w formie tradycyjnej | art. 6 ust.1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora- odbiór i wysyłka korespondencji, prowadzenie rejestru korespondencji | W tym zakresie stosuje się okresy retencji właściwe dla danego zbioru i procesu przetwarzania danych osobowych. |
Kontakt za pośrednictwem formularzy kontaktowych na stronie internetowej | 6 ust. 1 lit. b) RODO – czynności zmierzające do wykonanie umowy art. 6 ust.1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora | Dane osobowe będą przetwarzane przez okres utrzymywania bieżących relacji, przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość, przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. |
Odnośnie kandydatów biorących udział w procesie rekrutacyjnym w VIVIFEM Sp. z o.o.
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
| Rekrutacja pracowników pomocniczych, administracyjnych oraz medycznych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w zw. z art. 22(1) ust 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes ADO art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda kandydata do pracy (w przypadku zachowania dokumentów aplikacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji) | Dokumenty są usuwane niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji lub do momentu wycofania się kandydata z procesu rekrutacji. W przypadku zachowania dokumentów aplikacyjnych na potrzeby przyszłych rekrutacji -do momentu wycofania przez kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb przyszłych rekrutacji. |
Odnośnie osób przebywających na terenie siedziby VIVIFEM Sp. z o.o.
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
| Monitoring osób przebywających na terenie placówki | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) – zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa osób i mienia | Okres przechowywania nagrań nie przekracza 1 miesiąca od dnia nagrania (pomijając przypadki zabezpieczenia nagrania z uwagi na toczące się postępowania). |
POZYSKIWANIE DANYCH OSOBOWYCH
Pacjenci w ramach korzystania z usług medycznych:
Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa lub osoby upoważnionej podczas rejestracji wizyty oraz wykonywania świadczenia medycznego. VIVIFEM Sp. z o.o. może pozyskać również Państwa dane od innych podmiotów leczniczych w ramach udostępniania dokumentacji medycznej, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych.
Kontrahenci w ramach nawiązywania relacji handlowych:
Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa przed zawarciem umowy lub w trakcie jej realizacji.
Kandydaci biorący udział w procesie rekrutacyjnym:
Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa w dokumentach aplikacyjnych.
Osoby prowadzące korespondencję w formie elektronicznej i tradycyjnej:
Dane zawarte w korespondencji, pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa.
Osoby przebywające na terenie siedziby VIVIFEM Sp. z o.o.:
Dane osobowe w postaci wizerunku przetwarzane są w związku z Państwa obecnością na monitorowanym obszarze w siedzibie Spółki.
ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć:
pracownicy i współpracownicy VIVIFEM Sp. z o.o. upoważnieni do przetwarzania danych osobowych;
w przypadku danych osobowych przetwarzanych w celu świadczenia usług zdrowotnych – inne podmioty lecznicze w celu zapewnienia ciągłości leczenia oraz dostępności świadczeń zdrowotnych;
podmioty, którym VIVIFEM Sp. z o.o. powierzyła przetwarzanie danych osobowych;
inne podmioty, osoby lub organy – w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa, w tym osoby upoważnione przez Państwa w ramach realizacji praw pacjenta;
PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH
W związku z przetwarzaniem przez VIVIFEM Sp. z o.o. danych osobowych przysługuje Państwu:
prawo dostępu do Państwa danych osobowych (art. 15 RODO);
prawo do sprostowania Państwa danych osobowych (art. 16 RODO);
prawo do żądania usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 ust. 1, z uwzględnieniem wyjątków określonych w przepisie art. 17 ust. 3 RODO;
prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
prawo do sprzeciwu wobec danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z zachowaniem odpowiednich terminów przetwarzania danych (art. 21 RODO);
prawo do przenoszenia danych w przypadkach określonych w przepisach art. 20 RODO.
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy RODO.
Powyższe prawa wskazane w pkt. 3,4 i 5 nie mają zastosowania w odniesieniu do danych osobowych zgromadzonych w dokumentacji medycznej.
Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu skutkującemu podejmowaniem decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (bez udziału personelu medycznego lub administracyjnego), wywołujących wobec Pacjentów skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających.